Pour le personnel enseignant

• Local seul ou groupe restreint: Durant l’examen, la personne étudiante a besoin d’être seule ou en groupe restreint. Cet aménagement a pour but d’améliorer sa concentration et donc sa réussite. Le choix d’être en « groupe restreint » peut signifier de passer son examen avec un petit groupe ou bien dans des espaces de travail avec isoloirs intégrés.  

• Zoomtext ou Jaws**: Zoomtext est un logiciel conçu pour agrandir le texte ou les images sur l’écran d’ordinateur et il inclut un outil d’aide à la lecture. Tout comme Zoomtext, Jaws est un logiciel qui rend accessible le contenu numérique aux personnes ayant une déficience visuelle. Ces deux logiciels permettent d’écouter ducontenu écrit et de naviguer sur les plateformes numériques à l’aide d’outils adaptés au degré de sévérité de la déficience visuelle de chaque personne.   

• WordQ : Logiciel de soutien à la lecture qui permet d’entendre un texte numérique via une synthèse vocale.  

• Table ajustable**: Table dont on peut ajuster la hauteur.  

• Local avec intensité de lumière variable**: Espace où il est possible d’ajuster l’intensité de la lumière à l’aide d’un gradateur.  

• Chaise ergonomique**: Chaise ajustable et adaptée pour accroître le bien-être physique de la personne étudiante lors d’une période prolongée en position assise. 

• Script ou lecture de question**: Personne surveillante qui aide à la lecture des questions de l’examen et à la transcription des réponses. Le service s’assure que la personne surveillante n’étudie pas dans le même domaine que la personne étudiante.  

• Prêt de portable en classe: Ordinateur portable fourni temporairement par le service pour la période d’examen en classe.L’internet est automatiquement bloqué sur l’ordinateur. La personne étudiante doit communiquer avec le service pour réserver l’ordinateur portable. Si la personne enseignante n’autorise pas l’accès à un ordinateur portable de notre service en classe lors de l’examen, la personne étudiante pourra demander à passer son examen dans nos locaux. Notre équipe devra en être avisée à l’avance.

• Temps supplémentaire durant l’examen : La personne étudiante bénéficie de temps supplémentaire en examen (33% ou 50%) afin de pallier sa situation de handicap.  

• Temps supplémentaire avant l’examen: Le temps supplémentaire (33% ou 50%) est ajouté avant l’heure de début de l’examen pour diverses raisons (conditions médicales, conflit d’horaire, etc.). Si la lettre d’aménagements indique à la fois un temps supplémentaire « avant » et un temps supplémentaire régulier (pendant l’examen), la personne étudiante choisira d’avoir accès à son temps supplémentaire avant ou après, selon ses besoins.   
  
  ** Les aménagements identifiés par ce symbole (**) peuvent seulement être mis en place dans notre salle d’examen adaptée. 

En début de trimestre, la personne étudiante qui bénéficie de mesures d’aménagements académiques doit faire parvenir une attestation par courriel à ses enseignants et enseignantes. Il y a trois catégories d’aménagements possibles : 

Si la personne étudiante a des aménagements de type « examens », elle devra ensuite faire une demande d’examen avec aménagements et vous recevrez conséquemment un courriel vous invitant à valider et compléter cette demande sur notre application.  

Les aménagements qui se retrouvent dans ces lettres découlent d’un plan d’intervention qui a été conçu par une personne conseillère du BIRÉ en fonction des besoins de chaque personne étudiante en lien avec sa situation de handicap. Ces aménagements sont déterminés pour l’ensemble de la session et non en fonction de chaque cours.Pour cette raison, la lettre que vous recevez  peut faire état d’aménagements qui ne sont pas applicables dans certains cours. Afin d’éviter toute confusion ou surprise au sujet de ces aménagements qui ne concernent pas tous les cours, nous vous invitons à les valider avec le BIRÉ et à en discuter avec la personne étudiante concernée. Si un aménagement n’est pas applicable dans votre cours, vous pourrez simplement l’ignorer dans le cadre de votre enseignement. 

• Cela signifie que la personne étudiante vous a bien envoyé sa lettre d’attestation de mesures académiques pour vous informer de ses besoins en aménagements, mais qu’elle n’a fait aucune demande de passation d’examen dans votre cours. Elle a omis la deuxième étape du processus : faire les démarches nécessaires pour se prévaloir de ses aménagements durant les examens, via l’application prévue à cet effet.  

• Cette étape est cruciale, car elle nous permet de connaitre les dates d’examens et les besoins réels des personnes étudiantes réalisant leurs examens dans nos locaux. Cela dit, il arrive que les aménagements en examen ne soient pas nécessaires. C’est le cas de certaines évaluations dont les modalités sont plus accommodantes et permettent plus d’inclusivité. Plusieurs courriels de rappels sont transmis aux personnes étudiantes qui bénéficient d’aménagements, spécifiant que la lettre d’attestation de mesures académiques ne remplaçait pas une demande de passation d’examen.Ainsi, quand la personne étudiante ne fait pas de demande de passation d’examen, le SEA-BIRÉ considère que c’est parce qu’elle n’a pas besoin d’aménagements dans le cadre de cette évaluation, et, conséquemment, aucun espace de passation d’examen n’est réservé pour cette personne. En classe, les aménagements peuvent tout de même être mis en place à la discrétion de la personne enseignante 

• L’éducation inclusive consiste à reconnaître la diversité des profils étudiants et à s’efforcer de créer des environnements et des lieux d’apprentissage susceptibles de répondre aux différents besoins que cette diversité implique.

• Pour en apprendre davantage sur la pédagogie inclusive, nous vous invitons à consulter les capsules audiovisuelles conçues par Céline Pechard, du BIRÉ. Ces dernières vous aideront à améliorer la qualité de vos évaluations, àrépondre efficacement à une grande variété de besoins et à maintenir un niveau d’exigences académiques élevé. Vous trouverez ces capsules audiovisuelles sur cette la page Web du BIRÉ :  https://bire.uqam.ca/inclusion/pedagogie-inclusive/  

Pour compléter la demande en ligne: 

1. Regarder le tutoriel vidéo qui explique comment remplir la demande en quelques clics 
2. Se connecter à l’application 
3. Sélectionner une date sous l’onglet « Demandes d’étudiants »
4. Sélectionner une fonction parmi ces trois choix : « Valider », « Modifier la date » ou « Annuler la demande » 
   • S’il y a effectivement un examen à la date indiquée, cliquer sur « Valider » et remplir le court formulaire
   • Si la date est erronée, nous vous invitons à la modifier pour la bonne date d’examen en cliquant sur l’option « modifier la date ». Si la date renvoie à une évaluation qui ne nécessite pas la mise en place d’aménagements, cliquer sur « Annuler la demande »
   • Attention, si vous annulez une demande, aucune autre personne étudiante ne peut faire de demande pour cette date et l’annulation de la demande est permanente. En cas de doute, avant de procéder à l’annulation officielle d’une demande en ligne, veuillez contacter le SEA-BIRÉ 
5. Dans le court formulaire à remplir sur l’évaluation, indiquer si l’examen est en présentiel ou à distance, l’heure de début, la durée, le matériel permis, les modalités, le lieu (option 1: nos locaux; option 2 : un local que vous avez réservé avec ou sans l’une de nos personnes surveillantes), et finalement les modalités d’envoi et de retour de l’examen 
   • Quelle est la différence entre l’option 1 et 2 ? 
     • L’option 1 indique que l’examen aura lieu dans nos locaux, et l’option 2 indique que l’examen se déroulera dans un local choisi par la personne enseignante. Si vous choisissez l’option 2, vous devez réserver un local pour les personnes étudiantes bénéficiant d’aménagements. Vous pouvez ensuite choisir si vous avez besoin ou non d’une personne de notre service pour assurer la surveillance de l’examen   
6. Après vérification du résumé, cliquer sur le carré de confirmation en bas de page, puis sur « Enregistrer »  
7. Répéter le processus si une autre date d’examen est à valider  
   • Si d’autres personnes étudiantes effectuent une demande de passation d’examen avec aménagements pour une date que vous avez déjà validé, leurs noms s’ajouteront à la liste des personnes étudiantes, à côté de la demande. Vous n’aurez pas à compléter la demande à nouveau et vous ne recevrez pas de courriels supplémentaires à ce sujet. Environ une semaine avant l’évaluation, nous vous invitons à consulter la liste sur l’application, afin de connaître le nom des personnes étudiantes qui réaliseront leur examen avec des aménagements.  

• IIl est important de remplir la demande de passation d’examen le plus tôt possible.Ce, afin de transmettre les modalités d’examen à l’équipe du SEA-BIRÉ et lui permettre d’organiser la passation de l’examen, notamment en réservant les locaux et en planifiant les surveillances. Une fois la demande complétée, elle s’appliquera à toutes les nouvelles demandes de personnes étudiantes pour cette même date, et les courriels de rappel cesseront.  

• Si l’examen est pris en charge par vous, que ce soit en classe ou à distance, vous devez pareillement remplir le formulaire. Il est important que nous en soyons informés pour nous éviter le déploiement inutile de ressources. Lorsque la demande est complétée, les personnes étudiantes sont rassurées sur le fait qu’ellesauront accès à leurs aménagements.   

• Oui, le SEA-BIRÉ recommande aux personnes enseignantes de suivre régulièrement la liste des personnes étudiantes ayant fait des demandes pour leur cours, en se connectant sur l’application. Nous pouvons. en effet, initier de nouvelles demandes d’examens après la date limite pour les raisons suivantes: 
  • Lorsqu’une personne étudiante vient ouvrir son dossier au BIRÉ en cours de session ; 
  • Lorsque nous avons de nouvelles informations et que nous devons réévaluer le plan d’intervention d’une personne étudiante ; 
  • Lors de situations exceptionnelles liées à la situation de la personne étudiante.  

• Vous recevrez toujours au moins un courriel d’attestation de mesures académiques pour chaque personne étudiante, car c’est la condition pour que nous puissions initier des demandes d’examens avec aménagements dans notre système.    

Vous devez annuler toute demande d’examen qui renvoie à une évaluation ne nécessitant pas la mise en place d’aménagements. Voici la liste de ces types d’examens pour lesquels les demandes doivent être annulées:  

• Exposé oral 
• Examen en équipe 
• Examen maison (take home) : non chronométré ou qui s’étale sur plusieurs jours 
• Remise de travail  
• Laboratoire 

ATTENTION:  

• Si vous constatez qu’une demande d’examen a été faite pour une date erronée, il est préférable de modifier la date plutôt que d’annuler la demande.  
• Si vous annulez une demande, aucune autre personne étudiante ne pourra faire de demande pour cette date et l’annulation de la demande est permanente. 

• Il est possible que certaines évaluations ne répondent pas aux critères définis dans notre formulaire en ligne. Par exemple, les travaux à la maison, les examens sur plus de 24h, les exposés oraux, etc. Dans ces cas précis, vous pouvez annuler la demande de la personne étudiante en indiquant que l’évaluation ne nécessite pas la mise en place d’aménagements et en précisant sa nature.   
• S’il s’agit d’un examen chronométré disponible pendant plusieurs jours, notre formulaire ne s’appliquera pas tout à fait. Vous pouvez compléter la demande en indiquant qu’il s’agit d’un examen à distance pour une seule des dates prévues dans la plage de disponibilités. Cela vous permettra d’avoir accès à la liste des personnes étudiantes ayant fait des demandes de passation pour cette évaluation et à leurs aménagements. Cela facilitera également l’accès aux informations nécessaires pour la création de dérogations de temps individuelles sur Moodle, qui permettent auxpersonnes étudiantes d’avoir accès à leur temps supplémentaire. Si vous ne savez pas comment créer des dérogations de temps individuelles, nous vous invitons à consulter ce tutoriel en cliquant sur l’hyperlien suivant : https://enseigner.uqam.ca/faq/comment-prolonger-le-temps-accorde-a-un-etudiant-pour-faire-un-test/

• Oui, il est important de s’assurer que les personnes étudiantes bénéficiant d’aménagements en examen puissent avoir accès à leur temps supplémentaire, même lors des examens de moins d’une heure, afin qu’elles ne soient pas pénalisées en raison de leur situation de handicap.  

• Si vous souhaitez rendre votre examen plus inclusif et que vous aimeriez obtenir des conseils, n’hésitez pas à communique avec nous. Pour en apprendre davantage sur la pédagogie inclusive, nous vous invitons à consulter les capsules audiovisuelles conçues par Céline Pechard, du BIRÉ. Ces dernières vous aideront à améliorer la qualité de vos évaluations, à répondre efficacement à une grande variété de besoins et à maintenir un niveau d’exigences académiques élevé. Vous trouverez ces capsules audiovisuelles sur cette la page Web du BIRÉ :  https://bire.uqam.ca/inclusion/pedagogie-inclusive/  

La liste des personnes étudiantes qui ont fait des demandes de passation d’examens est disponible sur l’application. Cependant, il est possible que d’autres personnes étudiantes de votre groupe nécessitent des mesures d’aménagement en dehors des examens seulement. Celles-ci ne figureront donc pas sur la liste disponible en ligne, mais vous recevrez une lettre d’attestation de mesures académiques par courriel de la part de chacune de ces personnes en début de session. Il est également possible que des personnes étudiantes s’ajoutent en cours de session à la liste, pour diverses raisons, notamment l’ouverture de leur dossier avec nous en cours de session. Nous conseillons donc de vérifier l’applicationrégulièrement. Si vous éprouvez des difficultés à obtenir ces listes, vous pouvez nous écrire à cette adresse courriel : examen.bire@uqam.ca. 

Vous pouvez modifier les modalités de l’examen et le matériel permis sur l’application. Toutefois, si le délai est trop court avant la date de l’examen et que notre planification est débutée, vous ne pourrez pas y apporter les modifications parvous-même sur l’application. Dans cette situation, pour procéder aux modifications, veuillez nous écrire à l’adresse courriel suivante : examen.bire@uqam.ca. Afin que nous puissions recevoir l’information à temps pour la transmettre à notre équipe de surveillance, il est préférable de nous écrire dans un délai minimal de 48 heures ouvrables avant l’examen.

Du fait que nous devons prendre en charge plusieurs centaines d’examens par jour dans nos locaux, nous vous demandons de nous transmettre les examens sept jours à l’avance. Il est donc primordial pour nous d’avoir le temps nécessaire pour préparer l’ensemble des examens qui devront être dispensés sous notre supervision. Si vous rencontrez des difficultés avec ce délai, n’hésitez pas à nous écrire à cette adresse courriel : examen.bire@uqam.ca pour nous en faire part et évaluer avec notre équipe les solutions possibles.    

• Les examens de Montréal se déroulent principalement dans notre salle permanente située au W‑R565. Toutefois, en période de mi-session et de fin de session, nous devons louer plusieurs locaux de façon temporaire à travers le campus de l’UQAM, ainsi qu’au campus de Laval et de Terrebonne (pour les cours qui se donnent dans ces villes). 

• Si vous souhaitez répondre aux questions de vos étudiants et étudiantes pendant les examens, dans leurs salles d’examens, veuillez écrire à cette adresse courriel examen.bire@uqam.ca et à nous transmettre un numéro de téléphone pour vous joindre. 

• Si une personne étudiante vous demande quel est son numéro de local d’examen, sachez que celui-ci est toujours affiché dans le portail dédié aux personnes étudiantes en situation de handicap.   

Pendant l’examen, vous pouvez communiquer avec nous par l’un des moyens habituels. Cependant, si l’examen se déroule en dehors de nos heures d’ouverture, nous ne serons pas en mesure de vous répondre immédiatement.  

• Les copies d’examens complétées sont envoyées dans un délai de deux à trois jours ouvrables lors d’une période normale, et ce, par le moyen convenu lorsque vous avez rempli la demande d’examen. Toutefois, lors des périodes de mi-session et de fin de session, il est possible que ce délai soit de trois ou quatre jours ouvrables. Notez que nous nous efforcerons de vous renvoyer ces examens dans les plus brefs délais possibles, sachant que vous devez les corriger rapidement.   
• Si vous avez choisi de venir chercher les copies des examens à notre service, sachez que nous avons besoin d’un délai minimal de 24 heures ouvrables pour les traiter. Nous vous transmettrons un courriel pour vous aviser que vos examens complétés sont prêts à être récupérés. Vous pourrez alors venir les chercher au local R-2735.    

• Aucune copie d’examen ne peut être récupérée directement dans les salles d’examens. Ce, afin d’éviter les dérangements et le bruit qui pourraient affecter la concentration des personnes étudiantes pendant la passation des examens. Il est cependant possible de venir répondre aux questions des personnes étudiantes pendant les examens. Veuillez communiquer avec notre équipe si vous souhaitez bénéficier d’une telle autorisation.   
• Si vous avez choisi de récupérer les copies d’examens complétées à notre bureau, lorsque vous avez rempli la demande en ligne sur l’application, veuillez vous assurer, avant de passer, que les copies d’examens sont traitées et prêtes à être récupérées. Vous recevrez à cet effet un courriel pour vous en aviser, dans un délai minimal de 24 heures ouvrables après l’examen. Vous pouvez également nous écrire à cette adresse courriel : examen.bire@uqam.ca.  
• Si vous aviez choisi un retour des copies d’examen au département ou par courriel, mais que vous aimeriez maintenant venir les chercher à notre bureau, veuillez écrire à cette adresse : examen.bire@uqam.ca. Nous évaluerons alors votre demande.    
• Pour les cours de l’ESG, le Centre de services partagés (CSP) se chargera de venir chercher tous les examens complétés, de vous les envoyer par courriel ou de les déposer dans votre pigeonnier.  

Nous pouvons certainement prendre en charge la reprise des examens pour les personnes étudiantes bénéficiant de notre service. Nous vous demandons cependant de vous entendre avec la personne étudiante sur une date et une heure de reprise, puis de nous transmettre ces informations avec l’examen en question et les modalités de passation. Ce préavis doit nous être envoyé au moins deux jours ouvrables (48H) avant la nouvelle date d’examen. Nous nous chargerons alors de la mise en place logistique de l’examen (local et surveillance).  

• Les personnes étudiantes ont la consigne de faire toutes leurs demandes d’examens sur notre portail, et ce, afin que les enseignants et enseignantes puissent avoir accès à la liste à jour de leurs étudiants et étudiantesainsi que de leurs aménagements respectifs en examen. Lorsque vous recevez ces demandes, il est important que vous remplissiez le formulaire, car il nous indique, entre autres, si l’examen se déroule à distance ou non.Cette information nous évitera  le déploiement inutile de ressources. Lorsque vous choisirez l’option « À distance », l’application comprendra automatiquement que vous prenez en charge l’examen et que vous appliquerez le temps supplémentaire individuel aux personnes étudiantes concernées. Vous ne recevrez donc pas de courriels de rappels et les personnes étudiantes seront assurées que leurs aménagements seront respectés lors de l’examen à distance. 
• Veuillez cliquer sur l’hyperlien de ce Tutoriel pour comprendre comment octroyer du temps supplémentaire sur Moodle.       

Lorsqu’un examen se déroule sur la plateforme Moodle, vous devez accorder le temps supplémentaire de façon individuelle, selon les aménagements dont bénéficie chaque personne étudiante. Veuillez cliquer sur l’hyperlien de ce tutoriel pour prendre connaissance de la procédure. 

• Normalement, les devoirs ou travaux à effectuer à la maison ne nécessitent pas l’ajout de temps ni d’aménagements particuliers.  Toutefois, si vous avez une entente avec une personne étudiante pour la remise plus tardive d’un travail sur Moodle, vous devez l’officialiser en faisant une demande de dérogation à un devoir. Veuillez cliquer sur l’hyperlien de ce tutoriel pour prendre connaissance de la procédure. 

• Il est possible que la personne étudiante ait accès à 33% ou 50% de temps supplémentaire. 33% représente un tiers du temps à ajouter, ce qui équivaut à 20 minutes supplémentaires par heure d’examen. 50% représente la moitié du temps à ajouter, ce qui représente 30 minutes supplémentaires par heure d’examen.  

• Mesure inclusive : Si la capacité à répondre rapidement n’est pas une compétence visée par le cours, vous pouvez accorder du temps supplémentaire à toutes les personnes étudiantes de votre cours. Cette mesure répond de façon équitable et durable aux demandes des personnes étudiantes, sans amoindrir vos exigences académiques. Pour en apprendre davantage sur la pédagogie inclusive, nous vous invitons à consulter les capsules audiovisuelles conçues par Céline Pechard, du BIRÉ. Ces dernières vous aideront à améliorer la qualité de vos évaluations, à répondre efficacement à une grande variété de besoins et à maintenir un niveau d’exigences académiques élevé. Vous trouverez ces capsules audiovisuelles sur cette la page Web du BIRÉ :  https://bire.uqam.ca/inclusion/pedagogie-inclusive/  

• Les aménagements en examen ne s’appliquent pas pour les examens à la maison qui s’étalent sur plus d’une journée (24h et plus), car nous considérons que les personnes étudiantes ont les outils et le temps nécessaire pour gérer et accomplir adéquatement les remises de ce type d’évaluation. Si, pour ce type d’évaluation, vous avez reçu des demandes d’examens via notre application, vous pouvez les annuler afin d’éviter de recevoir des rappels inutilement. Les personnes étudiantes n’ont pas à faire de demandes d’aménagements pour ce type d’évaluation d’une durée de 24 heures et plus, à effectuer sans surveillance. Si les personnes étudiantes ont des questions à ce sujet, n’hésitez pas à les diriger vers leur personne conseillère du BIRÉ 

• Pour en apprendre davantage sur la pédagogie inclusive, nous vous invitons à consulter les capsules audiovisuelles conçues par Céline Pechard, du BIRÉ. Ces dernières vous aideront à améliorer la qualité de vos évaluations, à répondre efficacement à une grande variété de besoins et à maintenir un niveau d’exigences académiques élevé. Vous trouverez ces capsules audiovisuelles sur cette la page Web du BIRÉ :  https://bire.uqam.ca/inclusion/pedagogie-inclusive/