Pour le personnel enseignant

• Local seul ou groupe restreint: La personne étudiante a besoin d’être isolée seule ou en groupe restreint pour favoriser sa concentration et sa réussite durant l’examen. Le groupe restreint fait référence à un plus petit groupe ou à des espaces de travail avec isoloirs intégrés. Sous notre supervision, le ratio de personnes étudiantes est d’une dizaine par personne surveillante.

• Zoomtext ou Jaws**: Zoomtext est un logiciel conçu pour agrandir le texte ou les images sur l’écran d’ordinateur et il inclut également un outil d’aide à la lecture. Tout comme Zoomtext, Jaws est un logiciel qui permet de rendre accessible le contenu numérique aux personnes ayant une déficience visuelle. Ils permettent d’écouter le contenu écrit et de naviguer les plateformes numériques de manière adaptée en fonction du degré de sévérité de la déficience visuelle de chaque personne.   

• WordQ : Word-Q est un logiciel de soutien à la lecture qui permet d’entendre un texte numérique via une synthèse vocale. 

• Table ajustable**: La personne étudiante a besoin d’une table dont on peut ajuster la hauteur. 

• Local avec intensité de lumière variable**: La personne étudiante a besoin d’un espace où il est possible d’ajuster l’intensité de lumière à l’aide d’un gradateur.

• Chaise ergonomique**: La personne étudiante a besoin d’une chaise ajustable et adaptée pour accroître son bien-être physique lors d’une période prolongée en position statique.

• Script ou lecture de question**: Le service met à la disposition de la personne étudiante qui le nécessite une personne surveillante qui aide à la transcription des réponses et/ou à la lecture des questions de l’examen. Le service s’assure que la personne surveillante n’étudie pas le même domaine que la personne étudiante. 

• Prêt de portable en classe: La personne étudiante a besoin d’un ordinateur durant les examens en classe et le service s’engage à lui en fournir un temporairement. L’internet sera automatiquement bloqué sur l’ordinateur. La personne étudiante doit communiquer avec nous pour réserver le prêt du portable. Si la personne enseignante n’autorise pas l’accès à un portable de notre service en classe lors de l’examen, la personne étudiante pourra faire l’examen dans nos locaux si notre équipe est avisée à l’avance.

• Temps supplémentaire durant l’examen : La personne étudiante bénéficie de temps supplémentaire en examen (33% ou 50%) afin de palier sa situation de handicap. Par défaut, le temps supplémentaire est ajouté à la fin de la période d’examen en classe.

• Le temps supplémentaire sera placé avant la période dédiée à l’examen: Le temps supplémentaire (33% ou 50%) sera ajouté avant l’heure de début de l’examen pour diverses raisons (conditions médicales, conflit d’horaire, etc.). Si la lettre d’aménagements indique à la fois un temps supplémentaire « avant » et un temps supplémentaire régulier, la personne étudiante choisira d’avoir accès à son temps supplémentaire avant ou après selon ses besoins et les horaires de ses cours.   
  
  ** Les aménagements identifiés par ce symbole (**) peuvent seulement être mis en place dans notre salle d’examen adaptée. 

En début de trimestre, la personne étudiante qui bénéficie de mesures d’aménagements académiques doit faire parvenir une attestation par courriel à ses enseignants et enseignantes. Il y a trois catégories d’aménagements possibles : 

Si la personne étudiante a des aménagements de type « examens », elle devra ensuite faire une demande d’examen avec aménagements et vous recevrez conséquemment un courriel vous invitant à valider et compléter cette demande sur notre application.  

Les aménagements qui se retrouvent dans ces lettres découlent d’un plan d’intervention qui a été conçu par une personne conseillère du BIRÉ en fonction des besoins de chaque personne étudiante en lien avec sa situation de handicap. Ces aménagements sont déterminés pour l’ensemble de la session et non en fonction de chaque cours.Pour cette raison, la lettre que vous recevez  peut faire état d’aménagements qui ne sont pas applicables dans certains cours. Afin d’éviter toute confusion ou surprise au sujet de ces aménagements qui ne concernent pas tous les cours, nous vous invitons à les valider avec le BIRÉ et à en discuter avec la personne étudiante concernée. Si un aménagement n’est pas applicable dans votre cours, vous pourrez simplement l’ignorer dans le cadre de votre enseignement. 

• Cela signifie que la personne étudiante a bien envoyé sa lettre d’attestation de mesures académiques pour vous informer de ses besoins en aménagements, mais qu’elle n’a fait aucune demande de passation d’examen dans votre cours. C’est-à-dire qu’elle n’a pas fait les démarches nécessaires pour se prévaloir de ses aménagements en examen dans nos locaux ou qu’elle prévoit faire l’examen en classe sans aménagements. 

• Cette étape est cruciale, car elle nous permet de connaitre les dates d’examens et les besoins réels des personnes étudiantes réalisant leurs examens dans nos locaux. Cela dit, il arrive que les aménagements en examen ne soient pas nécessaires. C’est le cas de certaines évaluations dont les modalités sont plus accommodantes et permettent plus d’inclusivité. Plusieurs courriels de rappels sont transmis à chaque session aux personnes étudiantes qui bénéficient d’aménagements, spécifiant que la lettre d’attestation de mesures académiques ne remplaçait pas une demande de passation d’examen. Ainsi, quand la personne étudiante ne fait pas de demande de passation d’examen, le SEA-BIRÉ considère que c’est parce qu’elle n’a pas besoin d’aménagements dans le cadre de cette évaluation, et, conséquemment, aucun espace de passation d’examen n’est réservé pour cette personne. En classe, les aménagements peuvent tout de même être mis en place à la discrétion de la personne enseignante, mais ce n’est pas une obligation.  

a) L’éducation inclusive consiste à reconnaître la diversité des profils des personnes étudiantes et à s’efforcer de créer des environnements et des lieux d’apprentissage susceptibles de répondre à leurs différents besoins. 

b) L’UQAM s’est doté d’une toute nouvelle politique sur l’éducation inclusive en juin 2025. Cette politique sert de cadre de référence à la réflexion ainsi qu’aux choix de mise en œuvre visant à rendre notre université plus inclusive sur le plan académique. Elle propose des principes ainsi qu’une définition uqamienne de la perspective de l’éducation inclusive qui s’ajoutent à ceux d’autres approches de la diversité telles que celles qui impliquent la nécessité d’une auto-identification. Pour consulter la politique et des outils concrets à ce sujet, visitez le site web du BIRÉ : https://bire.uqam.ca/consultation-politique-education-inclusive/  

c) Pour en apprendre davantage sur la pédagogie inclusive, Céline Pechard, conseillère en pédagogie inclusive, a conçu quelques capsules qui vous outilleront à savoir comment améliorer la qualité des évaluations, répondre efficacement à une grande variété de besoins et maintenir un niveau d’exigences académiques élevé. Visitez le site web du BIRÉ :  https://bire.uqam.ca/inclusion/pedagogie-inclusive/  

Pour compléter la demande en ligne: 

1. Regarder le tutoriel vidéo qui explique comment remplir la demande en quelques clics 
2. Se connecter à l’application 
3. Sélectionner une date sous l’onglet « Demandes d’étudiants »
4. Sélectionner une fonction parmi ces trois choix : « Valider », « Modifier la date » ou « Annuler la demande » 
   • S’il y a effectivement un examen à la date indiquée, cliquer sur « Valider » et remplir le court formulaire
   • Si la date est erronée, nous vous invitons à la modifier pour la bonne date d’examen en cliquant sur l’option « modifier la date ». Si la date renvoie à une évaluation qui ne nécessite pas la mise en place d’aménagements, cliquer sur « Annuler la demande »
   • Attention, si vous annulez une demande, aucune autre personne étudiante ne pourra faire de demande pour cette date et l’annulation de la demande est permanente. En cas de doute, avant de procéder à l’annulation officielle d’une demande en ligne, veuillez contacter le SEA-BIRÉ à l’adresse examen.bire@uqam.ca.
5. Dans le court formulaire à remplir sur l’évaluation, vous devez indiquer si l’examen est en présentiel ou à distance, l’heure de début, la durée, le matériel permis, les modalités de l’examen, le lieu de l’examen (option 1: nos locaux, option 2: un local que vous avez réservé avec ou sans l’une de nos personnes surveillantes) et finalement les modalités d’envoi et de retour de l’examen.  
   • Quelle est la différence entre l’option 1 et 2 ? 
     • Dans notre formulaire sur l’application en ligne, vous avez le choix du lieu de l’examen. L’option 1 indique que l’examen aura lieu dans nos locaux et l’option 2 indique que l’examen se déroulera dans un local choisi par la personne enseignante. Si vous choisissez cette option (2), vous devez réserver un local pour les personnes étudiantes bénéficiant d’aménagements. Vous pouvez ensuite choisir si vous avez besoin ou non d’une personne de notre service pour assurer la surveillance de l’examen pour les personnes étudiantes en situation de handicap.  
6. Après vérification du résumé, cliquer sur le carré de confirmation en bas de page, puis sur « Enregistrer »  
7. Répéter le processus si une autre date d’examen est à valider  
   • Si d’autres personnes étudiantes effectuent une demande d’examen pour une date dont vous avez déjà complété le formulaire, son nom s’ajoutera simplement à la liste des personnes étudiantes. Vous n’aurez pas à compléter la demande à nouveau et vous ne recevrez pas de courriels supplémentaires à ce sujet. Nous vous invitons à retourner consulter la liste sur l’application environ une semaine avant l’évaluation pour vous assurer de savoir les noms des personnes étudiantes qui réaliseront leur examen avec des aménagements. 

• Il est important de remplir la demande de passation d’examen le plus tôt possible. Ceci permet de transmettre les modalités d’examen à l’équipe du SEA-BIRÉ qui peut ainsi procéder à la mise en place des ressources nécessaires à la passation de l’examen, dont la réservation de locaux et la planification des surveillances. Une fois la demande complétée, les courriels de rappels cesseront et le formulaire s’appliquera à toutes les nouvelles demandes de personnes étudiantes pour cette même date.  

• Même si l’examen est pris en charge par vous, que ce soit en classe ou à distance, il est important de remplir le formulaire afin de nous en informer et d’éviter que nous déployions des ressources inutilement. Lorsque la demande est complétée, les personnes étudiantes sont rassurées qu’elles auront accès à leurs aménagements.  

• Oui, le SEA-BIRÉ recommande aux personnes enseignantes de suivre régulièrement la liste des personnes étudiantes ayant fait des demandes pour leur cours, en se connectant sur l’application. Nous pouvons. en effet, initier de nouvelles demandes d’examens après la date limite pour les raisons suivantes: 
  • Lorsqu’une personne étudiante vient ouvrir son dossier au BIRÉ en cours de session ; 
  • Lorsque nous avons de nouvelles informations et que nous devons réévaluer le plan d’intervention d’une personne étudiante ; 
  • Lors de situations exceptionnelles liées à la situation de la personne étudiante.  

• Vous recevrez toujours au moins un courriel d’attestation de mesures académiques pour chaque personne étudiante, car c’est la condition pour que nous puissions initier des demandes d’examens avec aménagements dans notre système.    

• Examen en présentiel chronométré
• Quiz (de moins d’une heure)

Vous devez annuler la demande d’examen si elle correspond aux types d’évaluations suivants, car ces évaluations ne nécessitent pas la mise en place d’aménagements:  

• Exposé oral 
• Examen en équipe 
• Examen maison (take home) : non chronométré ou qui s’étale sur une ou plusieurs journée.
• Remise de travail  
• Examen en laboratoire qui nécessite du matériel spécialisé

ATTENTION:  

• Si vous constatez qu’une demande d’examen a été faite pour une date erronée, il est préférable de modifier la date plutôt que d’annuler la demande.  
• Si vous annulez une demande, aucune autre personne étudiante ne pourra faire de demande pour cette date et l’annulation de la demande est permanente. 

• Il est possible que certaines évaluations ne s’appliquent pas à notre formulaire en ligne. Par exemple, les travaux à la maison, les examens sur plus de 24h, les exposés oraux, etc. Dans ces cas précis, vous pouvez annuler la demande de la personne étudiante en précisant la nature de l’évaluation ou que l’évaluation ne nécessite pas la mise en place d’aménagements.  
• S’il s’agit d’un examen chronométré disponible pendant plusieurs jours, notre formulaire ne s’appliquera pas tout à fait. Vous pouvez compléter la demande en indiquant qu’il s’agit d’un examen à distance pour une seule des dates prévues dans la plage de disponibilité. Cela vous permettra d’avoir accès à la liste des personnes étudiantes ayant fait des demandes de passation pour cette évaluation et à leurs aménagements. Ceci facilitera l’accès aux informations nécessaires pour la création de dérogations de temps individuelle sur Moodle, afin de permettre aux personnes étudiantes d’avoir accès à leur temps supplémentaire. Si vous ne savez pas comment créer des dérogations de temps individuelles, vous trouverez un tutoriel en cliquant sur le lien suivant : https://enseigner.uqam.ca/faq/comment-prolonger-le-temps-accorde-a-un-etudiant-pour-faire-un-test/ 

• Oui, il est important de s’assurer que les personnes étudiantes bénéficiant d’aménagements en examen puissent avoir accès à leur temps supplémentaire, même lors des examens de moins d’une heure, afin qu’elles ne soient pas pénalisées en raison de leur situation de handicap.  

• Si vous souhaitez rendre votre examen plus inclusif et que vous aimeriez obtenir des conseils, n’hésitez pas à communiquer avec nous. Pour en apprendre davantage sur la pédagogie inclusive, Céline Pechard, conseillère en pédagogie inclusive, a conçu quelques capsules qui vous outilleront sur comment améliorer la qualité des évaluations, répondre efficacement à une grande variété de besoins et maintenir un niveau d’exigences académiques élevé. Visitez le site web du BIRÉ :  https://bire.uqam.ca/inclusion/pedagogie-inclusive/  

La liste des personnes étudiantes qui ont fait des demandes de passation d’examens est disponible sur l’application. Cependant, il est possible que d’autres personnes étudiantes de votre groupe nécessitent des mesures d’aménagement en dehors des examens seulement. Celles-ci ne figureront donc pas sur la liste disponible en ligne, mais vous recevrez une lettre d’attestation de mesures académiques par courriel de la part de chacune de ces personnes en début de session. Il est également possible que des personnes étudiantes s’ajoutent en cours de session à la liste, pour diverses raisons, notamment l’ouverture de leur dossier avec nous en cours de session. Nous conseillons donc de vérifier l’application régulièrement. Si vous éprouvez des difficultés à obtenir ces listes, vous pouvez nous écrire à cette adresse courriel : examen.bire@uqam.ca. 

Vous pouvez modifier les modalités et le matériel permis de l’examen sur l’application. Toutefois, si le délai est trop court avant la date de l’examen et que notre planification est débutée, vous ne pourrez pas y apporter les modifications par vous-même sur l’application. Dans ce cas, veuillez nous écrire à l’adresse courriel examen.bire@uqam.ca pour procéder aux modifications. Il est préférable de nous écrire dans un délai maximal de 48 heures ouvrables avant l’examen, afin de s’assurer que nous recevrons l’information à temps pour la transmettre à notre équipe de surveillance. 

Nous demandons les examens sept (7) jours à l’avance puisque nous devons prendre en charge plusieurs centaines d’examens par jour dans nos locaux. Il est donc primordial pour nous d’avoir le temps nécessaire pour préparer l’ensemble des examens qui devront être dispensés sous notre supervision. Si vous rencontrez des difficultés avec ce délai, n’hésitez pas à nous écrire à examen.bire@uqam.ca pour nous en faire part et évaluer avec notre équipe les solutions possibles.   

Les examens de Montréal se déroulent principalement dans notre salle permanente. Toutefois, lors des périodes de mi-session et fin de session, nous devons louer plusieurs locaux de façon temporaire à travers le campus.

Pour les cours qui ont lieu à Longueuil et à Saint-Constant, les examens se dérouleront à Montréal.

Pour les cours qui ont lieu à Laval et à Terrebonne, les examens se dérouleront à Laval.

• Nous ne permettons pas aux personnes enseignantes de se présenter dans nos locaux pour répondre aux questions des personnes étudiantes pendant l’examen. Cette décision a été prise dans le but de préserver le plus grand calme possible dans nos locaux et d’éviter d’impacter la passation d’examen des autres personnes étudiantes qui ne sont pas en train de faire le même examen. Pour répondre aux questions, nous vous invitons à nous transmettre un numéro pour vous joindre dans le formulaire de demande d’examen ou à nous indiquer que vous répondrez aux questions par courriel. Si vous avez des précisions à transmettre en lien avec un examen en cours, nous vous conseillons d’écrire à examen.bire@uqam.ca.

• Si une personne étudiante vous demande son local d’examen, sachez que celui-ci est toujours affiché sur le portail dédié aux personnes étudiantes en situation de handicap. Les personnes étudiantes reçoivent également un courriel 24 à 48h avant l’examen pour les inviter à consulter leur local.    

Pendant l’examen, l’idéal est de communiquer avec nous via l’adresse examen.bire@uqam.ca, puisqu’au moins une personne en fait la vigie du lundi au vendredi de 9h00 à 17h00. Cependant, il est possible que nous ne puissions répondre à votre requête dans l’immédiat, dépendamment des horaires de bureau ou des urgences.

• Les copies d’examens complétées sont envoyées dans un délai minimal de 24h ouvrable, mais plus régulièrement de deux à trois jours ouvrables lors d’une période normale, et ce, par le moyen convenu lorsque vous avez rempli la demande d’examen. Toutefois, lors des périodes de mi-session et de fin de session, il est possible que ce délai se prolonge jusqu’à 3 ou 4 jours ouvrables.  Sachez que nous traitons ces retours dans les plus brefs délais, car nous sommes conscient.es que vous devez les corriger rapidement.  
• Si vous avez sélectionné l’option de venir chercher l’examen complété à notre service, veuillez noter que nous avons besoin d’un délai minimal de 24 heures ouvrables pour traiter l’examen complété. Après ce délai, vous pouvez récupérer le ou les examens au local R-2735. Nous vous transmettrons un courriel pour vous aviser que vos examens complétés sont prêts à être récupérés.   

• Aucun examen ne peut être récupéré directement dans les salles d’examen. En plus de préserver la confidentialité des personnes qui utilisent nos services, nous devons nous assurer de réduire le bruit et les dérangements pour favoriser la concentration des personnes étudiantes en examen.
• Il est possible de récupérer les copies complétées à notre bureau si vous avez fait ce choix lorsque vous avez rempli la demande en ligne sur l’application. Dans ce cas, veuillez écrire à l’adresse examen.bire@uqam.ca avant de passer pour vous assurer qu’elles sont traitées et prêtes à être récupérées. Nous recommandons d’attendre minimalement 24 heures ouvrables après la fin des examens avant de nous écrire. Nous vous transmettrons un courriel pour vous aviser que vos examens complétés sont prêts à être récupérés.
• Si vous aviez choisi un retour au département ou par courriel, mais que vous aimeriez maintenant venir les chercher à notre bureau, veuillez écrire à examen.bire@uqam.ca pour que nous puissions évaluer la possibilité de cette demande.   
• Pour les cours de l’ESG, le Centre de services partagés (CSP) se chargera de venir chercher tous les examens complétés, de les envoyer par courriel au besoin et de les déposer dans les pigeonniers respectifs.   

Nous pouvons certainement prendre en charge la reprise d’examen pour les personnes étudiantes bénéficiant d’aménagements. Nous vous demandons cependant de vous entendre avec la personne étudiante sur une date et une heure de reprise, puis nous transmettre ces informations avec l’examen en question et les modalités de passation. Nous nous chargerons de la mise en place logistique de l’examen (local et surveillance). Merci de nous transmettre ces informations avec un préavis de deux jours ouvrables (48h) minimalement.  

• Les personnes étudiantes ont la consigne de faire toutes leurs demandes d’examens sur notre portail, et ce, afin que les personnes enseignantes puissent avoir accès à la liste à jour de leurs personnes étudiantes et de leurs aménagements respectifs en examen. Lorsque vous recevez ces demandes, il est important de remplir le formulaire pour nous indiquer que l’examen est à distance. Cela évitera que nous déployions des ressources inutilement. Lorsque vous choisirez l’option « À distance », l’application comprendra automatiquement que vous prenez en charge l’examen et que vous appliquerez le temps supplémentaire individuel aux personnes étudiantes concernées. Ainsi, vous éviterez de recevoir des courriels de rappels et les personnes étudiantes seront assurées que leurs aménagements seront respectés lors de l’examen à distance. 
• Veuillez cliquer sur l’hyperlien de ce Tutoriel pour comprendre comment octroyer du temps supplémentaire sur Moodle.       

Lorsqu’un examen se déroule sur la plateforme Moodle, vous devez accorder le temps supplémentaire de façon individuelle, selon les aménagements dont bénéficie chaque personne étudiante. Veuillez cliquer sur l’hyperlien de ce tutoriel pour prendre connaissance de la procédure. 

• Normalement, les devoirs ou travaux à effectuer à la maison ne nécessitent pas l’ajout de temps ni d’aménagements particuliers.  Toutefois, si vous avez une entente avec une personne étudiante pour la remise plus tardive d’un travail sur Moodle, vous devez l’officialiser en faisant une demande de dérogation à un devoir. Veuillez cliquer sur l’hyperlien de ce tutoriel pour prendre connaissance de la procédure. 

• Il est possible que la personne étudiante ait accès à 33% ou 50% de temps supplémentaire. 33% représente un tiers du temps à ajouter, ce qui équivaut à 20 minutes supplémentaires par heure d’examen. 50% représente la moitié du temps à ajouter, ce qui représente 30 minutes supplémentaires par heure d’examen.  

• Mesure inclusive : Si la capacité à répondre rapidement n’est pas une compétence visée par le cours, vous pouvez accorder le temps supplémentaire à toutes vos personnes étudiantes. Cette méthode constitue une réponse équitable et durable aux demandes des personnes étudiantes, qui garantit le maintien de vos exigences académiques. Pour en apprendre davantage sur la pédagogie inclusive, Céline Pechard, conseillère en pédagogie inclusive, a conçu quelques capsules qui vous outilleront sur comment améliorer la qualité des évaluations, répondre efficacement à une grande variété de besoins et maintenir un niveau d’exigences académiques élevé. Visitez le site web du BIRÉ :  https://bire.uqam.ca/inclusion/pedagogie-inclusive/  

• Les aménagements en examen ne s’appliquent pas pour les examens-maisons qui s’étalent sur plus d’une journée (24h et plus), car nous considérons que les personnes étudiantes ont les outils et le temps nécessaire pour gérer adéquatement les remises de ce type d’évaluation. Si vous avez reçu des demandes d’examens via notre application, vous pouvez les annuler afin d’éviter de recevoir des rappels inutilement. Les personnes étudiantes n’ont pas à faire de demande d’aménagements pour ce type d’évaluation. Si les personnes étudiantes ont des questions à ce sujet, n’hésitez pas à les référer à leur personne conseillère du BIRÉ. 

• Pour en apprendre davantage sur la pédagogie inclusive, Céline Pechard, conseillère en pédagogie inclusive, a conçu quelques capsules qui vous outilleront sur comment améliorer la qualité des évaluations, répondre efficacement à une grande variété de besoins et maintenir un niveau d’exigences académiques élevé. Visitez le site web du BIRÉ :  https://bire.uqam.ca/inclusion/pedagogie-inclusive/